Сейчас топовые компании стали повседневно использовать мессенджеры для ведения рабочего процесса. Это удобнее, быстрее, но самое главное безопаснее. "Рассекреченная" деловая переписка может попасть в руки конкурентов – и чат с коллегой может привести к потери репутации, и даже к финансовым потерям.
К теме: 7 полезных сервисов в Viber
Переписка может быть защищена от постороннего вмешательства сквозным шифрованием по умолчанию, как в Viber. Кстати, эта программа установлена на 96% смартфонов украинцев. Именно поэтому большая доля как повседневных, так и деловых коммуникаций перешли туда. К тому же в Viber есть возможность ведения секретных чатов.
Как проводить деловую перепискуКроме того, здесь есть функция поиска сообщений по ключевым словам, что позволяет не потерять важное. Но чтобы деловой чат не превратился в спам и хаос, стоит придерживаться правил делового общения.
- Важное правило переписки: одна тема – одно сообщение. Плохо, когда назойливые сообщения приходят на работе каждые 5 секунд. Однако, не стоит в одном сообщении обсуждать несколько тем. Это может запутать и собеседника и даже вас.
- Забудьте о канцеляризмах и используйте простой язык. Вы же хотите донести мысль так, чтобы ее поняли. Поэтому пишите более простыми словами. Также не стоит добавлять много эпитетов и других слов для красоты. Цените время других.
- Проверяйте текст перед отправкой. Вроде и очевидно, но многие это игнорируют. От ошибок не застрахован никто. Еще и любимый Т9 испортил не одну переписку своими "автозаменами". Это же касается видеосообщений. Поэтому лучше потратьте несколько минут и перечитайте свое сообщение. Проверьте, что все знаки на своем месте, буквы стоят в правильном порядке, и что написано именно то, что вы планировали.
- Не используйте голосовые сообщения. Вероятность того, что ваше сообщение будет прослушано другим, невысока. Это же касается видеосообщений.
Не бойтесь смайлов
- Используйте смайлики. Думаете, что смайлик сделает диалог менее официальным и напряженным? Так оно и есть. Все мы – живые люди, с нормальными, живыми эмоциями. Единственное, что важно помнить – не перебарщивайте. Это ваш коллега или партнер, а не близкий друг.
- Всегда отвечайте на сообщения. Если вы хотите, чтобы уважали вас и ваши письма, не игнорируйте сообщения от других.
- Будьте терпеливы. Дайте собеседнику время подумать и не подгоняйте нетерпеливыми "Уже есть решение?", "А сейчас?".
К теме: Нововведения от Viber: в мессенджере можно создавать собственные стикеры – как это сделать
- Доводите диалог до конца. Иногда переписка может переходить в очень неприятное для вас русло. Но недопустимо обрывать разговор, даже если это переписка. Обеим сторонам лучше сразу обсудить все негативные аспекты и продолжить поиски решения.
- Уважайте личное время других. У каждого из нас есть личная жизнь, поэтому не хочется решать рабочие вопросы в нерабочее время. Поэтому уточните, когда начинается и заканчивается рабочее время у вашего собеседника и старайтесь вести диалог в этих временных рамках.
Больше новостей, касающихся событий из мира технологий, гаджетов, искусственного интеллекта, а также космоса читайте в разделе Техно